Cartref > Polisi Preifatrwydd

Polisi Preifatrwydd

---

Hysbysiad Preifatrwydd i Gleifion

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn nodi sut mae {Enw'r Practis} yn defnyddio ac yn diogelu unrhyw wybodaeth a roddwch wrth ymuno â'r practis.

Mae’r practis wedi ymrwymo i gydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), Deddf Diogelu Data 2018, y Cyngor Deintyddol Cyffredinol, y GIG a safonau eraill.

Dim ond gwybodaeth berthnasol am gyflogeion at ddibenion cyflogaeth y mae'r practis yn ei chadw, ac am gleifion er mwyn darparu gofal deintyddol diogel a phriodol iddynt.

Y person sy'n gyfrifol am Ddiogelu Data yw {Swyddog Diogelu Data}

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data yw:

• Caniatâd
  
• Mae angen prosesu ar gyfer perfformiad ein gofal i gleifion
  
• A gelwir y data gofal iechyd rydym yn ei brosesu yn ddata arbennig, ein sail gyfreithiol ar gyfer ei brosesu.
  

Mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, ar gyfer asesu gallu gweithio'r gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol ar sail Undeb neu Aelod. Cyfraith y wladwriaeth neu gontract gyda gweithiwr iechyd proffesiynol.

Mae copïau caled a chofnodion cyfrifiadurol yn cael eu storio, eu hadolygu a'u diweddaru'n ddiogel ac yn gyfrinachol. Caiff cofnodion eu dinistrio'n ddiogel pan nad oes eu hangen mwyach. Dim ond personél sydd angen ei gweld sy'n gweld gwybodaeth gyfrinachol ac mae'r tîm wedi'u hyfforddi ar ein polisïau a'n gweithdrefnau i gadw gwybodaeth cleifion yn gyfrinachol. Er mwyn hwyluso gofal iechyd cleifion, gellir datgelu’r wybodaeth bersonol i ddeintydd, meddyg, gweithiwr gofal iechyd proffesiynol, ysbyty, awdurdodau GIG, HMRC, yr Asiantaeth Budd-daliadau (wrth hawlio eithriad neu ryddhad rhag taliadau GIG) neu gynlluniau deintyddol preifat y claf yn aelod. Lle bo modd, bydd arolygwyr AGIC yn esbonio pam eu bod yn gofyn am gael edrych ar rai cofnodion. Byddant yn ystyried unrhyw bryderon a gwrthwynebiadau a godir iddynt, ac a allant gyflawni diben AGIC drwy gyrchu cofnodion rhywun arall. Fodd bynnag, mae AGIC yn dibynnu ar ei phwerau cyfreithiol i gael mynediad at wybodaeth yn hytrach na chaniatâd, felly gall ddefnyddio ei phwerau i weld cofnodion hyd yn oed mewn achosion lle mae gwrthwynebiadau wedi’u codi.

Mae rhagor o fanylion am sut mae AGIC yn sicrhau cydymffurfiaeth â chyfraith diogelu data (gan gynnwys GDPR) a’i datganiad preifatrwydd ar gael ar ei gwefan https://hiw.org.uk

Ym mhob achos dim ond gwybodaeth berthnasol a rennir. Mewn achosion cyfyngedig iawn, er enghraifft at ddibenion adnabod, neu os yw’n ofynnol yn ôl y gyfraith, efallai y bydd angen rhannu gwybodaeth â pharti nad yw’n ymwneud â gofal iechyd y claf. Ym mhob achos arall, ni chaiff gwybodaeth byth ei datgelu i drydydd parti o’r fath heb awdurdod ysgrifenedig y claf.

Anfonir yr holl wybodaeth gyfrinachol trwy ddulliau diogel. Mae cyfathrebiadau electronig a data wedi'u storio yn cael eu hamgryptio. Mae copïau wrth gefn o'r holl gofnodion clinigol cyfrifiadurol yn cael eu cadw a chedwir copïau wedi'u hamgryptio oddi ar y safle. Ni chaiff unrhyw wybodaeth na sylwadau am gleifion eu postio ar wefannau rhwydweithio cymdeithasol neu flogio.

Mae mynediad yn cael ei reoli'n llym a'i gyfyngu i bersonau y mae angen iddynt gael mynediad at wybodaeth wrth gyflawni eu dyletswyddau.

Pa wybodaeth bersonol sydd angen i ni ei chadw?

• Mae angen i ni ddal eich cyflwr meddygol a deintyddol yn y gorffennol a'r presennol. Manylion fel eich oedran, cyfeiriad, rhif ffôn a'ch meddyg teulu.
  
• Efallai y bydd angen i ni ofyn am fanylion eich rhif GIG a hawl i driniaeth gofal iechyd a statws eithrio os yw'n berthnasol.
  
• Bydd angen i ni gymryd a storio Radiograffau, ffotograffau clinigol a modelau astudio.
  
• Bydd angen i ni gadw gwybodaeth am y driniaeth yr ydym wedi'i chynnig a'i darparu ynghyd â'i phris.
  
• Nodiadau o sgyrsiau neu ddigwyddiadau a allai ddigwydd y mae angen cadw cofnod ohonynt.
  
• Cofnodion caniatâd neu ganiatâd ar gyfer triniaeth.
  
• Unrhyw ohebiaeth yn ymwneud â chi gyda gweithwyr gofal iechyd proffesiynol eraill, er enghraifft yn yr ysbyty neu wasanaethau cymunedol.

Pam rydym yn cadw'r wybodaeth hon?

Rydym yn cadw data personol cywir am gleifion er mwyn darparu gofal deintyddol priodol a diogel i chi. Mae angen i ni hefyd brosesu data personol amdanoch chi os ydym yn darparu gofal o dan drefniadau’r GIG ac i sicrhau bod y GIG yn cael ei reoli a’i weinyddu’n briodol.

Cadw Gwybodaeth

Mae'n ofynnol i ni gadw eich cofnodion deintyddol, pelydrau-X a modelau astudio tra byddwch yn glaf o'r practis hwn ac ar ôl i chi beidio â bod yn glaf am o leiaf 11 mlynedd neu hyd at 25 oed (pa un bynnag sydd hiraf).

Mae nifer o ddogfennau eraill y gallwn eu casglu sydd ag amrywiaeth o ddyddiadau cadw, er enghraifft ffurflen PR y GIG – a ddefnyddir i ddatgan eithriadau rhag talu – y mae angen ei chadw am o leiaf 2 flynedd. Mae gennym amserlen gadw sy'n rhestru'r holl ddogfennau a'r amserlenni ar gyfer gwaredu. Gellir newid cyfnodau cadw o bryd i'w gilydd yn seiliedig ar ofynion busnes neu gyfreithiol a rheoliadol
Diogelwch

Mae gwybodaeth amdanoch yn cael ei storio yn system gyfrifiadurol {Practice Name} a/neu mewn system ffeilio â llaw ddiogel. Dim ond personél awdurdodedig sydd ar gael i'r wybodaeth. Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei thynnu o'r practis hwn heb ganiatâd awdurdodedig y claf.

Mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu gan y staff yn {Enw'r Practis}. Cedwir yr holl fynediad at wybodaeth yn ddiogel a dim ond trwy gyfrinair sy'n cael ei newid fel mater o drefn y gellir cael mynediad ato. Caiff data ei amgryptio, a chaiff terfynellau cyfrifiaduron eu cloi os nad oes neb yn gofalu amdanynt.

Mae hyn yn cynnwys:

• Diogelu cyfrinair
  
• Cabinetau/ystafelloedd dan glo
  
• Systemau diogelwch practis (gan gynnwys TCC)
  
• Amddiffyn rhag feirws
  
• Gweinyddwyr diogel
  
• Cyfleusterau wrth gefn
  
• Storio diogel yn y cwmwl

Mynediad

• Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth sydd gennym amdanoch ac i dderbyn copi. Gallwch wneud cais drwy gysylltu â'ch practis neu drwy e-bostio dentalcare@gmail.com
  

Cywiro

• Mae gennych hawl i gywiro unrhyw wybodaeth sy’n anghywir neu’n anghyflawn yn eich barn chi. Cysylltwch â'ch practis i ofyn am newid gwybodaeth.

Dileu

• Mae gennych hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol, er y dylech fod yn ymwybodol, am resymau cyfreithiol, efallai na fyddwn yn gallu dileu gwybodaeth benodol (er enghraifft, gwybodaeth am eich triniaeth ddeintyddol). Cysylltwch â'ch practis i wneud y cais hwn.

Cyfyngiad

• Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol er enghraifft, anfon nodiadau atgoffa atoch ar gyfer apwyntiadau neu wybodaeth am ein gwasanaeth. Cysylltwch â'ch practis i wneud y cais hwn.

Cludadwyedd

• Mae gennych hawl i gludadwyedd data; gallai hyn gynnwys rhoi eich gwybodaeth i ddeintydd arall. Cysylltwch â'ch practis i wneud y cais hwn.

Pryderon

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth ac nad ydych yn teimlo y gallwch ei drafod gyda'ch deintydd neu unrhyw un yn y practis, gallwch gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data drwy e-bost yn dentalcare@gmail.com

Gallwch hefyd ofyn am gyngor gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF, neu gallwch ddechrau sgwrs fyw neu ffoniwch y llinell gymorth ar 0303 123 1113.

Efallai y bydd angen i ni ddatgelu eich gwybodaeth. Er mwyn darparu gofal deintyddol priodol a diogel i:

• Mae gweithwyr iechyd proffesiynol eraill sy'n gofalu amdanoch yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i'ch meddyg teulu a'r ysbyty neu wasanaethau deintyddol cymunedol.
  
• Awdurdodau talu'r GIG.
  
• Cyllid y Wlad.
  
• Yr Asiantaeth Budd-daliadau, lle rydych yn hawlio eithriad neu ddileu ffioedd y GIG.

Cynlluniau deintyddol preifat yr ydych yn aelod ohonynt.

Os bydd claf yn gwneud cwyn neu hawliad, efallai y bydd angen i ni ddarparu gwybodaeth am y claf, a’r driniaeth a gafodd, i yswirwyr, indemniwyr neu gynghorwyr cyfreithiol.

Bydd datgeliad yn digwydd pan fo'n berthnasol ar sail angen. Mae hyn yn golygu mai dim ond yr unigolion neu’r sefydliadau hynny sydd angen gwybod er mwyn darparu gofal i chi ac er mwyn i’r Llywodraeth gael ei weinyddu’n briodol a fydd yn cael y wybodaeth hon. Dim ond gwybodaeth y mae angen i'r derbynnydd ei gwybod fydd yn cael ei datgelu.

Mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn neu pan fo’n ofynnol dan gyfraith gorchymyn llys, efallai y bydd yn rhaid datgelu data personol i drydydd parti nad yw’n gysylltiedig â’ch gofal iechyd. Ym mhob sefyllfa arall, ni fydd datgeliad nad yw wedi’i gynnwys yn y Cod Ymarfer hwn ond yn digwydd pan fydd gennym eich caniatâd penodol. Lle bo modd, byddwch yn cael gwybod am y ceisiadau hyn am ddatgeliad.

Os oes gennych ymholiad neu gais, cysylltwch â’r Arweinydd Llywodraethu

Cymeradwywyd gan: Elsbeth Iorwerth, Einir Evans

Dyddiad Cyhoeddi: 20/05/2025